A TI na advocacia já não é novidade. Ela foi incorporada na rotina do advogado, forçando-o a ter conhecimento e prática para o desempenho das tarefas diárias. Sistemas de petições eletrônicas, planilha de cálculos, processos judiciais eletrônicos, certificado digital e push são expressões comuns no dia a dia do direito. O que mais a TI pode fazer pelo seu escritório?
A TI na Gestão Administrativa
O escritório de advocacia, como toda organização, precisa de monitoramento constante sobre sua situação geral e no andamento das metas.
No aspecto financeiro, o controle de contas a pagar e receber podem colaborar com a redução das surpresas e para planejar o seu crescimento. Já pensou em quanto dinheiro você pode perder se esquecendo de cobrar dos clientes ou de pagar seus fornecedores? Já imaginou não saber quanto dinheiro você terá para receber neste mês?
O controle administrativo traz a possibilidade da otimização no uso dos recursos, o que possibilita a redução de custos.
A TI na gestão dos Trabalhos
Os processos hoje em dia são feitos com o uso de computadores e seus sistemas digitais. Todas as peças são redigidas no computador e as petições são eletrônicas. No planejamento e na gestão dos contratos a TI também é essencial:Imagine o custo de perder as datas de um contrato ou de perder o tempo hábil para recorrer de uma decisão? Os sistemas para controle de processos podem mitigar este risco consideravelmente.
Sistemas de Informação
Dois sistemas de informação são muito comuns em escritórios de advocacia. Um para a gestão do relacionamento com o cliente, o CRM. Para uma boa gestão do seu relacionamento com o cliente, o CRM pode ser útil.
Outra evolução da rotina é a digitalização dos processos, que precisam de um novo modelo de armazenamento. Para atender a esta necessidade, o GED surge. O GED faz a organização e categorização dos seus documentos oferecendo níveis de segurança de acesso e modificação.
Outro sistema presente na rotina é o sistema de apontamento de horas (Timesheet), essencial para apuração dos custos de um processo.
Ambientes colaborativos WEB
Ambientes colaborativos são ambientes propícios para fomentação e amadurecimento de ideias.
Algumas ferramentas deste grupo se propõe a funcionar como escritórios virtuais, facilitando a comunicação com o cliente remotamente, com troca de documentos, conversa e tudo necessário com total segurança e sigilo.
A TI na advocacia trouxe mudanças até na maneira de se relacionar com os clientes. A mobilidade, antes um diferencial, hoje é o padrão, o normal.
As consequências no aumento da produtividade!?
O objetivo da modernização é minimizar os GAPs entre o planejamento e a execução. A TI permite o reaproveitamento e a geração de templates. Aumenta ainda sua capacidade de comunicação, possibilitando que você atenda o seu cliente de qualquer lugar.
Segurança da Informação
O advogado deve garantir a confiabilidade, autenticidade e a acessibilidade das informações que armazena sobre os processos.
Manter a confiabilidade é manter o sigilo, garantindo que apenas as pessoas certas tenham acesso aos dados e, é neste ponto que a criptografia se mostra importante. A criptografia é capaz de tornar uma informação ilegível para as pessoas que não possuem a senha de acesso.
Manter a autenticidade é manter a garantia de origem da informação. Hoje em dia a autenticidade é garantida através da assinatura digital com um certificado digital. A sua assinatura não pode ser copiada e pode ser confirmada junto à cadeia certificadora.
Manter a acessibilidade é garantir que as informações estejam acessíveis quando necessário. Neste quesito a tecnologia evoluiu bastante com as informações em nuvem e seus sistemas.
Contabilidade Online
Outro ponto que evoluiu é a interação com a contabilidade. Houve um tempo em que o escritório precisava separar as notas fiscais impressas, despesas e informações bancárias em papel, ordenar pela data da ocorrência, enviar para a contabilidade, aguardar a digitação dos dados pela contabilidade em seus sistemas para então fazer todo trabalho de apuração e avaliação da saúde da sua empresa. Hoje é muito mais simples: você envia as informações em uma plataforma digital de maneira simples e fácil, pode acompanhar os impostos e todas as informações da sua empresa pelo celular.
Sua contabilidade não é assim? Venha conhecer a PEJOTA, contabilidade especializada em escritórios de advocacia.
