Muitas empresas optantes pelo Simples Nacional têm dúvidas sobre a retenção de Imposto de Renda na fonte. Afinal, essa modalidade tributária simplificada oferece diversos benefícios, incluindo a dispensa de algumas obrigações.

Este guia completo irá esclarecer as principais dúvidas sobre o tema, abordando desde as regras gerais até os procedimentos para evitar e corrigir sobretudo retenções indevidas.

Regra Geral da Retenção de IR na fonte:

A boa notícia é que, na maioria dos casos, empresas do Simples Nacional NÃO sofrem retenção de IR na fonte. Essa dispensa está prevista na Instrução Normativa da Receita Federal nº 1.234/2012.

Exceções da Retenção de IR na fonte:

Sendo assim é fundamental estar atento às exceções à regra geral. A retenção de IR na fonte pode ocorrer em alguns casos específicos, como por exemplo:

Retenção Indevida: Como Resolver?

Se, mesmo optante pelo Simples Nacional, sua empresa sofreu retenção indevida de IR, não se preocupe! Pois, é possível solicitar a restituição do valor junto à Receita Federal. Para isso, siga os passos abaixo:

  1. Verifique seus extratos: Confirme se realmente houve retenção de IR.
  2. Reúna a documentação:
    • Certificado de Optante pelo Simples Nacional (emitido no site da Receita Federal).
    • Comprovantes de pagamento com a retenção de IR.
    • Declaração de dispensa de retenção (com base no Artigo 1º da IN RFB nº 1.234/2012).
  3. Entre em contato com o banco:
    • Explique a situação e solicite a restituição.
    • Apresente a documentação.

Modelo de Declaração de Dispensa de Retenção:

DECLARAÇÃO

Eu, [seu nome], [seu CPF], representante legal da empresa [nome da empresa], [CNPJ], declaro, para os devidos fins, que a empresa é optante pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições (Simples Nacional), estando, portanto, dispensada da retenção do Imposto de Renda na fonte, conforme previsto no Artigo 1º da Instrução Normativa da Receita Federal nº 1.234/2012.

[Local], [data]

[Assinatura]

Uma questão importante: Princípio da Entidade

O Princípio da Entidade na contabilidade é crucial para advogados que desejam evitar a retenção indevida de Imposto de Renda sobre seus honorários. Afinal, muitos advogados, por desconhecerem esse princípio, acabam misturando suas finanças pessoais com as da sua atividade profissional, o que, por sua vez, pode gerar problemas com a Receita Federal e resultar em perdas financeiras significativas.

Por que isso acontece?

Quando um advogado recebe valores de alvarás judiciais em sua conta pessoal, o banco não sabe se ele possui um CNPJ, qual é o seu regime tributário.

Na dúvida, e seguindo a legislação tributária, o banco retém o Imposto de Renda na fonte, como se o advogado fosse uma pessoa física. O banco pode considerar que ele não tem CNPJ e atua como um profissional liberal ou profissional autônomo.

A solução é simples: aplicar o Princípio da Entidade. Isso significa separar as finanças pessoais das profissionais, o que garante que o advogado seja reconhecido sobretudo, como pessoa jurídica pelo banco e, consequentemente, evite a retenção indevida de imposto.

Comunique o Banco sobre sua Opção pelo Simples Nacional:

Para evitar a retenção indevida de IR, é crucial comunicar ao seu banco sobre a opção pelo Simples Nacional. Siga estes passos:

  1. Reúna a documentação:
    • Certificado de Optante pelo Simples Nacional.
    • Declaração de dispensa de retenção (se solicitada pelo banco).
  2. Entre em contato com o banco:
    • Central de atendimento, agência bancária ou canais digitais.
  3. Formalize a dispensa da retenção:
    • Siga as instruções do banco e apresente a documentação.

Consequências de Não Avisar o Banco:

Manter o banco informado sobre sua opção pelo Simples Nacional é crucial para evitar dores de cabeça e garantir a saúde financeira do seu negócio. Por isso, para evitar uma série de consequências desagradáveis é importante seguir alguns passos:

1. Retenção Indevida de Imposto de Renda:

Imagine a seguinte situação: a sua empresa presta um serviço, emite a nota fiscal para receber o valor e, ao conferir o extrato bancário, percebe que a importância recebida é menor do que o esperado. Isso pode acontecer porque o banco, sem saber que você é optante  pelo Simples Nacional, reteve o Imposto de Renda na fonte indevidamente. 

Essa retenção impacta diretamente o seu fluxo de caixa, comprometendo o planejamento financeiro e a capacidade de investimento da empresa. É como se uma parte do seu faturamento simplesmente desaparecesse, gerando um desfalque inesperado e prejudicial.

2. O Labirinto da Burocracia para Reaver o Valor:

Ao identificar a retenção indevida, você terá que iniciar uma jornada pela burocracia para reaver o dinheiro que é seu por direito. Sendo assim, será preciso entrar em contato com o banco, comprovar que você é optante pelo Simples Nacional através de documentos e protocolos, preencher formulários e aguardar a análise da sua solicitação.

Outra opção para solicitar a restituição do valor é através da abertura de um processo eletrônico diretamente na Receita Federal, já que não é permitido deduzir o valor retido indevidamente na guia do Simples Nacional da empresa. Este procedimento é ainda mais burocrático e o prazo de retorno é de até 5 anos.

Por fim, estes processos são extremamente demorados e trabalhosos, consumindo tempo e energia que você poderia estar dedicando a atividades mais estratégicas para o seu negócio. 

3. Sob o Olhar da Receita Federal:

A retenção indevida de IR pode gerar inconsistências nas informações enviadas pelo banco à Receita Federal. De fato, isso pode “acender um alerta” para o Fisco, levando a questionamentos sobre a sua situação fiscal e, em casos mais graves, até mesmo a fiscalizações.

Lidar com a Receita Federal exige atenção e cuidado, e qualquer problema nesse sentido pode gerar transtornos e custos adicionais para a sua empresa. É fundamental evitar qualquer situação que possa levantar suspeitas sobre a regularidade das suas operações.

4. Tempo e Dinheiro Perdidos:

No fim das contas, não avisar o banco sobre a opção pelo Simples Nacional pode resultar em uma série de perdas:

Dicas importantes: 

Antes de tudo, converse com seu contador: Ele é o profissional mais indicado para te orientar sobre as regras de retenção de IR e te ajudar a evitar problemas com o Fisco. 

Conclusão:

A falta de comunicação com o banco sobre a sua empresa ser optante Simples Nacional, no entanto, pode transformar a sua jornada empreendedora em um caminho cheio de obstáculos e armadilhas.

Portanto, seja proativo! Informe o banco o quanto antes sobre a sua situação, apresente a documentação necessária e evite problemas futuros. Afinal, tempo e dinheiro são recursos preciosos para o seu negócio, e você não pode se dar ao luxo de desperdiçá-los com burocracia e transtornos desnecessários.

Para advogados que são optantes pelo Simples Nacional, contar com uma contabilidade especializada é fundamental para garantir que a retenção de IR na fonte seja feita corretamente e claro, assim, evitar dores de cabeça com a Receita Federal. A Pejota Contabilidade é a maior e melhor contabilidade para advogados do Brasil. Oferecemos serviços contábeis completos para advogados, com expertise em Simples Nacional e retenção de impostos.

Além disso, com a Pejota, você terá:

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